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Oh No! 我不敢给美国大学打电话!

· ·留学规划与申请解析,·案例解析与故事分享

-我不知道他们号码多少……

-去学校官网上找。

-老师我住校,学校宿舍晚上十点就熄灯,我如果打电话室友会有意见的。

-周五晚上在家里打。

-老师我手机没有开通国际长途功能。

-打移动或者联通客服,3分钟搞定。

-老师我不知道说什么。

-把自己的身份信息准备好,想想怎么描述自己的困难,把需求明确表达出来就可以了。

……

每次跟学生如此对话,我都觉得自己像是一个「恶婆婆」,逼迫学生去做一件他们避之不及的事情。

为什么我在其他时候都能给学生留下耐心、细致的印象,却在这个事情上毫不通融呢?

每一年的申请季节学生都会遇到各种情况需要跟美国大学直接交涉:

☑ 申请材料递交过去了,对方却迟迟不更新;

☑ 对方提出了一个要求,表述却非常模糊需要继续明确;

☑ 被Waitlist不知道对方接受什么样的求爱;

☑ 拿到Offer了I-20文件却不见踪影;

☑ 给了一个Portal要注册账号填信息,操作的时候却遇上技术难题解决不了……

传统的解决办法是发邮件沟通,这样的做法有一个好处是有文字记录,对方提供的答案比较可靠。

但大家都知道邮件往来效率非常低下,学校最常见的说法是「需要5个工作日处理」申请者的请求。

一些公立大学相关部门人力严重不足,学生发的邮件两三周都不回复的情况并不少见。我见过效率最低的学校超过6周才回复邮件,那个时候黄花菜都凉了。

因此,择由留学提倡学生遇到问题及时通过电话咨询解决问题,免除无休止等待的煎熬。

但大多数同学会像我在文章开头描述的那样,对需要打电话有一种本能的恐惧,第一时间就想躲避——或者无视错过重要Deadline的风险坚持等待,或者是寄希望于留学顾问老师帮Ta打出这个电话。

甚至一些已经在美国或者国际学校就读,早就具备了基础沟通能力的学生,仍然会觉得这是一个巨大的挑战。

为什么我坚持让他们自己打电话?

一方面,美国大学强烈反对学生申请过程中有他人参与甚至替代学生沟通,他们希望申请中提交的一切信息、完成的一切动作都是由学生本人、基于现实情况操作的。

如果他们意识到是学生家长或者其他成年人在替学生打电话,很可能会产生不好的联想——学生所提交的申请材料是真实的吗?这位学生与其他申请者的竞争是公平的吗?

另一方面,申请过程是学生提升自我的一个绝佳的过程,遇到实际的困难之后向正确的人求助不正是解决问题应该有的流程吗?如果连这样的事情都没办法完成,我们如何放心让你走出国门之后独自面对更多的问题?

同学们需要摁下的不是一个炸弹的按钮,它不会炸飞你被大学录取或者顺利入读的机会。

相反,你只是需要像在自己的高中找一名不熟悉的老师办理具体事务一样,找到负责这件事件的工作人员,礼貌地打招呼,介绍自己的身份,描述自己的问题,然后寻求对方帮助就好——这样说来,是不是感觉容易很多?

如何打电话?

接下来我就要告诉大家,如果遇到各种不顺利的情况需要尽快解决,打电话前你需要知道些什么:

1.接电话的是谁?他们的电话号码从哪里找?

通常来说,申请者遇到的问题不外乎以下几种:

☑ 申请材料和申请要求相关事项;

☑ 录取后期事项(enrollment conformation确认入读、Orientation 迎新活动、register选课、tuition & fees费用缴纳等);

国际学生相关事项(I-20和签证等)。

负责这些事项的部分通常是招生办Admission Office、教务处Registrar’s Office、国际学生办公室OISS、财务办公室Bursar Office等。

这些机构的联系方式通常会出现在学校官网各自部门的网页上。

除此之外,通知学生处理相关事项的邮件里通常也会出现负责部门或者负责人的联系方式。同学们在申请过程中注意随时保存这些信息,随时取用。

Tip:

记得美国的座机号码的时候需要先拨打001,比如一个学校负责住宿申请的办公室电话号码是415-338-1067,那么国内的学生就要拨打001-415-338-1067。

2.我应该什么时候打电话?

打电话之前先要确认对方的工作时间是什么时候。美国本土横跨四个时区,东部跟西部各自与北京时间相差12-15个小时(或者执行冬令时的时候是13-16个小时)。

学生在与美国打电话之前,先确认一下对方在哪个州,了解对方的工作时间是北京时间的几点到几点,再在这个时间段内打电话。

当然,现在我们不需要自己去计算复杂的时差,使用常见的搜索引擎加上大学所在州的名字可以很快搜索出对方的实时时间。

此外,美国的法定节假日和周末通常是没有人上班的,这个时间段内即使申请者有再着急的事情,打电话过去也不会有人接听。

有一些美国的节假日中国学生并不熟悉,比如Memorial Day(5月的最后一个星期一)和Independence Day(7月4日),但大学通常会在网站上提前发出通知。

3.电话里要说什么?

第一次打越洋电话的同学们可以先计划一下,电话里自己需要说些什么:

☑ 首先,耐心等机器应答。

很多大学办公室的电话会设置电话应答进行分流,那么你需要认真听自己接下来要拨几才能找到人工服务,或者他们的Office Hour是几点到几点,然后重新检查自己打电话的时机是否合适。

☑ 其次,打招呼确认对方能解决自己的问题。

有具体工作人员接听你的电话之后,先要礼貌地打招呼,最普通的“Hi”或者“Hello”都可以。

打完招呼后,简洁明了地说,我是一个来自中国的XX年春季/秋季入学的本科/研究生申请者,有一个关于XXX的问题想咨询,询问对方是否可以帮助自己。这样对方可以很快判断自己能否直接回答你的问题,或者需要转接给其他同事。

☑ 然后,表明身份请对方锁定自己的档案。

一些学校会给申请者分配Application ID或者Student ID等等账号,请把这些账号信息放在手边保证清晰流利地报给对方。

除此之外学生本人的姓名、出生日期、护照号码等也是帮助对方确定自己身份的必要信息。

☑ 接下来,清晰地描述你遇到的问题。

简单地抱怨“我的Housing Application提交不上去”并不利于对方帮助你解决问题;

对比之下,你告诉对方“我严格按照你们邮件发给我的指引来填写表格,但在流程的第12个步骤总是被卡住,因为系统一直提醒我说我填写进去的电话是Invalid Phone Number。我尝试了加上86或者不加都不能解决问题。”对方就能很快明白你遇到了什么困难。

☑ 最后,直截了当表达自己的需求。

确定对方明白了你的问题之后,直接问“你可以帮我确认一下我最新提交的成绩单是否收到了吗?”“你可以告诉我一个Valid Phone Number让我能够顺利提交表格吗?”

“因为以上原因,这个Deadline之前我的确不能完成,可以帮我再延长一周吗?”无论对方是否马上解决了你的问题,都要表示感谢。

如果问题需要进一步沟通,应马上询问对方是否需要你通过邮件递交其他材料。

希望大家在读完这篇文章之后,再遇到需要直接沟通的问题,能够胸有成竹地拿起电话打给美国大学,然后很轻松地告诉和你一起关注着你的申请进度的人们,“这个问题我已经搞定了。”

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