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常见时间管理技巧

· ·能力与背景提升

对时间管理的基本概念和相关意识有所了解后,下一步就是掌握一些常见的时间管理技巧。

1.时间去哪里了

你是否意识到,你的时间都花到哪里去了呢?你有意识到,打游戏占用了你多少的时间吗?人对于时间的感觉,很多时候都取决于你在做什么。这是为什么,打游戏的时候,时间飞逝,而临下课的每一分一秒,都是很漫长。通过意识到自己时间的去处,才有可能发现自己存在哪些调整的可能。比如,挪出一部分打游戏的时间,看看自己感兴趣的书籍,或者利用来回学校的间隙,背诵一下单词?

一个学生对自己的日常任务进行了汇总,得到了以下结果:

他发现自己每周花在看电视和打游戏的时间,竟然达到了15个小时(相当于每天2个小时花在手机游戏,电脑游戏,看电视,看电影等娱乐项目上。如果控制这部分时间,每周只花费7.5个小时,把剩下的7.5个小时用来阅读。基于常规一本书的阅读时间是15个小时左右,每个月可以因此而多读2本书,每年可以因此而多读24本书。

2.设定清晰目标

清晰的目标是分配时间的先决条件。

作为学生,他们有很多的目标需要实现,并且不同时间阶段,要实现的目标也不同。出色的时间管理者,会按照时间程度,如未来1周,1个月,1学期,1年,分别给自己设定目标。

比如,你可以设定未来1周要读完300页自己选择的书籍。这意味着,如果一周有5天要读书,那每天至少要阅读60页。而阅读60页数大概会消耗1个小时,这就意味着你每天至少要使用1个小时的可控时间进行阅读。

不仅仅需要设定目标,如何设定目标也是一门需要练习的技能。在任务清单上要求自己每日都做英文阅读,跟要求自己每日必须阅读10页英文,以及要求自己每日必须读懂10页英文,最终的结果是截然不同。目标只有满足了以下4个条件:具体可衡量,有时间约束,可实现,有挑战性,才具备意义。

3.创建每日任务清单

使用Excel,或者时间管理软件,强迫自己制定每日必须完成的任务清单。

这个过程,也是你强迫自己管理时间的过程。为了制定任务清单,你必须思考,自己每天要完成哪些工作,如何做,大概会花费多久时间。

另外,从任务清单上剔除每一项完成的任务,能够让你自己的满足感即时呈现。制作任务清单,也是减轻时间管理压力的手段。不少人会因为担心忘记事情,或者担心自己完不成任务而焦虑。把任务记录下来,直观的看到每一天的具体安排,而不是考验自己的记忆力,或者努力了抓住脑海中虚无缥缈的任务细节。

4.批量处理事情

在我们的日常生活中,有不少的事情,是可以在同一时间段,或者同一地点,集中进行处理。这样,就能够节省你重复做一些准备工作的时间。比如,你在进行阅读训练的时候,不妨标记生僻词汇,然后在阅读训练结束之后,再进行生僻单词的记忆。这个过程,就节省你寻找生僻单词的时间,也提升了下次进行阅读训练的效率。

但需要特别注意,批量处理事情,并不是在同一个时间段做2件事情,科学家哈罗德▪帕施勒(Harold Pashler)表示,当人们在同时做2中认知任务时,他们的认知能力可能从哈佛MBA的水平下降到一名8岁儿童的水平。这种现象被称为双重任务干扰。也就是说,如果你一边进行阅读训练,一边记忆单词,那最终的结果,就是阅读训练和记忆单词的目的都没有达成。

5.根据事情的轻重缓急决定处理次序

斯蒂芬▪柯维在他的《高效能人士的7个习惯》中提出,很多时候,我们都把时间投入到紧急的事务中,而不是重要的事务。但对于最终结果有重大影响的,却是那些重要事务。

很多人会从忙碌的状态中感受到存在感,而不是从达成目标,取得成就中获得价值感。很多人用忙碌的状态蒙蔽自己,避免自己有空闲的时间来面对和思考那些困难的抉择。他提出,面对一个事务,首先是需要用以下的维度对事务进行分类:

理智的选择,首先是应该做重要而紧急的事情,其次是象限3,接着才是象限2,至于象限4,则是可做可不做。

6.屏蔽可能的干扰

走路的时候走路,吃饭的时候吃饭。这是禅宗的思维,同样也适用于时间管理。

想要工作集中注意力和高效,就需要花费时间来排除可能的干扰,专注的做一件事情。所以,开始写作业的时候,关掉手机,拔掉电视或者网线,把漫画移除视线范围,甚至关掉房门,要求父母在1个小时内不要打扰等等,都是必要的手段。

不要高估自己对于诱惑的免疫能力,而是选择把诱惑屏蔽掉。对于父母而言,此点也非常重要。不能够一方面批评孩子不好好写作业,另一方面自己却在孩子旁边兴高采烈的聊电话。

7.有效的利用碎片时间

如果你使用图表一细致的对自己每周的时间花费进行梳理,就会发现,你还有很多碎片时间。比如,来回学校的地铁上,即可以用来看电视剧,也可以用来看书。睡前的半小时,既可以用来发呆,也可以用来梳理每日任务和计划明日任务清单。每个人每天都有很多空隙时间,如何有效的利用这些空隙,让非生产性时间依然有产出,是非常重要的时间管理手段。

8.寻找自己的高效时间

不同的人,在每天不同的时间段,工作状态和效率是截然不同。有人在清晨的时候精力最充沛,而夜猫子一定要等到深夜,才静的下来进行思考。所以,究竟在什么时间,你感觉精力最充沛呢?

在精力最充沛的时候,处理最棘手和困难的工作。如此一来,可能在最短的时间内完成这项工作。对于孩子而言,因为可控时间有限,无法完全掌控自己的时间之下,就更加需要利用可控时间中精力最充沛的时间段来处理各种较高难度的学术问题或者作业了。

9.评估和重温目标

设定了一个目标,如果达成或者达不成都没有关系,那目标其实就没有设定的必要了。

假设给自己设定了一周读300页书的目标,但却连续2周都没有完成,那基本就可以宣布此计划破产了。就算你每周都完成相应的任务,评估自己实现目标所消耗的时间和精力,思考是否有提示效率的可能,能够推动你深入思考自己的工作习惯和设定目标的能力,从而提升效率。

另外,中长期的目标,如果缺乏一个重温的过程,可能就会被遗忘,所以,以月为单位,重温自己的中长期目标,提醒自己,也是非常有必要的。

10.寻求帮助

毫不犹豫的寻求帮助。在做任何事情之前,通过寻找之前做过此事的人,并寻求他们的指导,你可以节省大量的时间。

术业有专攻,每个人都有自己擅长的领域和短板。死磕自己的短板,并不是聪明人的做法。别人的一句话就能够让你节省自己摸索的大量时间。

以托福考试为例,部分学生觉得参加托福培训是自己无能的表现。但实际上,真正有经验的老师的点拨,让你掌握一个自己从未意识到的技巧,就能够让你马上有突飞猛进的进步。

特别注意!

教授孩子时间管理,很容易让孩子误认为,就是强迫自己的每一分每一秒都投入到学习上。但这绝不应该是目的。怀抱这样目的的家长,最终也一定无法达成预期,因为人不是机器,不可能24小时高速运转,并且时时刻刻都带着清晰的目标。

散步,看漫画书,偶尔打打游戏,甚至看着星星发呆,当你觉得有必要休息和放空大脑,也可以成为重要而紧急的事务。我们依然需要回到时间管理的真正意义,让时间更有效的被使用,让孩子有更多的可控时间做自己喜欢的事情。

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